T.C.

BAŞİSKELE BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Yazı İşleri Müdürlüğü

GÖREV, YETKİ VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve İlkeler

Amaç

MADDE 1

Bu Yönetmeliğin amacı, Başiskele Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2

Bu Yönetmelik, yürürlükteki mevzuat çerçevesinde Başiskele Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün; hukuki statüsünü, kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3

Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanununun 15/b maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Bağlılık

MADDE 4

Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına bağlıdır. Başkan bu görevi bizzat veya görevlendireceği Başkan Yardımcısı eliyle yürütür.

Tanımlar

MADDE 5

Bu yönetmelikte geçen;

a) Belediye :Başiskele Belediyesi'ni,

b) Başkan :Başiskele Belediye Başkanı'nı,

c) Başkanlık :Başiskele Belediye Başkanlığı’nı,

d) Encümen :Başiskele Belediye Encümenini,

e) Meclis :Başiskele Belediye Meclisini,

f) Başkan Yardımcısı :Başiskele Belediye Başkan Yardımcısını,

g) Müdürlük :Yazı İşleri Müdürlüğünü,

h) Müdür :Yazı İşleri Müdürünü,

i) Birim: Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı, Encümen-Meclis ve Evrak Birimi ile  Kurum Arşiv Birimini

j) Birim Sorumlusu: Yazı İşleri Müdürlüğü Biriminin Sorumlusunu,

k) Servis: Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı, Encümen, Meclis ve Kurum Genel Evrak Servisini,

l) Servis Sorumlusu : Encümen, Meclis ve Evrak Servislerinin sorumlularını

m) Personel :Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı çalışanların tümünü,

n) Yönetmelik :Yazı İşleri Müdürlüğünün Görev, Yetki ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş, Organizasyon ve Personel Yapısı

Kuruluş

MADDE 6

Yazı İşleri Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanununun 48. maddesi ve 22/02/2007 tarih ve 26442 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe konulan Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik 31/05/2009 tarih ve 27244 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Yönetmelik Değişikliği doğrultusunda Belediye Meclisinin 03.06.2009 tarih ve 20 sayılı kararı ile kurulmuştur.

Organizasyon Yapısı

MADDE 7

a) Müdür,

b) Meclis-Encümen ve Evrak Birimi

c) Kurum Arşiv Birimi

d) Meclis Servisi

e) Encümen Servisi

f) Kurum Genel Evrak Servisi

Personel Yapısı

MADDE 8

a) Müdür

b) Birim Sorumlusu

c) Servis Sorumlusu

e) Memur

f) İşçi

g) Sözleşmeli Personel

h) Yasal hükümlere göre istihdam edilen diğer personel

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Müdürlük, Birimlerin ve Servislerin Görev, Yetki ve Sorumlukları

Yazı İşleri Müdürlüğünün görevleri

MADDE 9

1) Belediyeye gelen tüm evrak ve belgeleri, postaları zimmetle teslim almak.

Konularına göre evrak ve belgelerin ayırımını ve kaydını yaparak imza işlemlerini tamamladıktan sonra ilgili birimlere zimmetli olarak ulaştırılması ve aynı şekilde tüm birimlerden gelen evrakların da gerekli yerlere sevkiyatını, belirli bir düzen içerisinde sağlamak.

2) Kurumun Gizli Evrak Masasını kurmak.

3) Meclis ve Encümen kararlarının alınması ve sonuçları ile ilgili sekretarya hizmetlerini yapmak.

4) Kurum arşiv hizmetlerini yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre yürütmek.

5) Yazı İşleri Müdürlüğünü ilgilendiren evrakların (gelen-giden) kayıt ve ayrıştırma işlemlerinin yapılmasını, ilgililere havale edilerek ulaştırılması ve cevaplarının gönderilmesini sağlanmak.

6) Müdürlüğe ait aylık faaliyet raporunu, zamanında hazırlayarak müdürlük makamına sunmak ve onaylanmasını sağlamak.

7) Müdürlüğün e-mail adresine gelen mailleri, her gün kontrol ederek süresinde cevap verilmesini sağlamak.

8) Müdürlük bütçesini zamanında hazırlayarak Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesini sağlamak.

9) Kurumun hizmet standartları envanterinin güncellemesini takip etmek, web sitesi ve duyuru panoları aracılığıyla ilan edilmesini sağlamak.

10) Müdürlüğün Stratejik plan ve performans programı ve yıllık faaliyet raporlarının hazırlanmasını koordine etmek.

11) CİMER ( Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi ) hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak.

12) Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi ( KAYSİS ) kullanılarak kurulan müdürlüklerin Kimlik Kodu talepleri ve değişikliklerin sisteme aktarımını yapmak.

13) Birim arşiv hizmetlerini yürütmek;

< >Yıl içerisinde işlemleri tamamlanmış arşivlik malzemenin Birim arşivinde muhafazasını sağlamak. Birimde oluşturulan klasör, dosya ve evrakları, Standart Dosya Planı doğrultusunda oluşturulmasını sağlamak.İşleri tamamlanan dosya ve klasörlere dosya muhteviyatı dökümü formu hazırlamak.Birim arşivinde saklama süresini tamamlamış arşivlik malzemeyi kurum arşivine devretmek.Birimi ile ilgili kurum arşivinde Ayıklama ve İmha Komisyonu Üyesi olarak görev yapmak.Birim Arşiv Görevlisi, müdürlük arşivine giren, çıkan ve arşivde bulunan tüm dosyaların düzenli bir şekilde arşivlenmesi ve muhafazasından sorumlu olmak,Kurum Arşivince verilecek olan diğer görevleri yapmak. 

Müdürün görev, yetki, sorumluluğu

MADDE 14

1) Yazı İşleri Müdürlüğünü temsil etmek.

2) Müdürlük Teşkilat yapısı ile Görev ve Çalışma Yönetmeliklerinin hazırlanması ve Norm Kadro çerçevesinde Müdür, Şef, Memur ve diğer unvanlı memurların atanması ve görevlendirilmesini sağlamak.

3) Müdürlük Personelinin amiri olarak birim personeli arasında yazılı veya sözlü görev dağılımı yapmak ve işlerin zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini, izin, hastalık vb. durumlarda ilgili personelin yerine bir başkasının vekâleten görevlendirilmesini sağlamak ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak.

4) Disiplin Amiri sıfatıyla Müdürlük personelinin yürürlükteki mevzuat doğrultusunda yapması gereken disiplin işlemlerini yürütmek.

5) Belediye Başkanından veya Başkan Yardımcısından alacağı emirleri mahiyetindeki ilgili personele iletmek ve işlerin sonuçlandırılmasını takip etmek.

6) Başkanlığa gelen her türlü genelge ve yazılar ile vatandaşların yazılı talep ve isteklerinin kaydının yapılarak ilgili birimlere sevkini sağlamak.

7) Meclis ve Encümen toplantı gündemlerinin belirlenmesini ve üyelere zamanında dağıtımının yapılmasını sağlamak.

8) Meclis ve Encümene gönderilen dosyaları incelemek, usul ve esas yönünden görülen eksiklerin giderilmesi ile gereken işlemleri takip edip yapılmasını sağlamak.

9) Belediye meclis ve encümen toplantılarının zamanında ve usulüne uygun olarak yapılması için gerekli hazırlıkları yapmak ve söz konusu toplantılarda alınan kararların yazılması ile sonuçlarının ilgili makamlara ulaştırılmasını sağlamak.

10) Yıllık Birim Bütçesini ve Birim Faaliyet Raporlarını hazırlayarak Başkanlığa sunmak.

11) Kurumun Stratejik Planına ve stratejik planda yer alan performans hedef ve göstergelerinin hazırlanmasına katkıda bulunmak.

12) Stratejik plana uygun Yıllık Performans Programını hazırlamak ve harcama yetkilisi olarak gelir-gider işlemlerini yürürlükteki mevzuata uygun olarak yürütmek.

13) Müdürlüğünde Kamu İç Kontrol Sisteminin ve Kalite Yönetim Sisteminin kurulmasından birinci derecede sorumlu olmak.

14) Taşınır Mal ve Kontrol Yönetmeliğine uygun olarak ayniyat ve demirbaş işlemlerini yürütülmesini sağlamak.

15) Birim personelinin yıllık izin planlamasını yapmak ve zamanında uygulanmasını sağlamak.

16) Kamu İhale Kanunu gereğince Müdürlüğün ihtiyacı olan mal ve hizmet alımı işlerini yürütmek.

17) Kurum Arşiv Biriminin yaptığı iş ve işlemleri takip edip denetlemek, Ayıklama ve İmha Komisyonunda Kurum Arşiv Sorumlusu ve Başkanı olarak görev almak.

18) İmza Yetkileri Yönergesi hazırlayarak Başkanlık Makamının onayına sunmak, uygulanmasını sağlamak.

19) Çalışma verimini arttırmak amacıyla, kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları takip etmek ve uygulanmasını sağlamak.

20) Kamu Düzeni Etik Davranış İlkelerine bağlı kalmak.

21) Yürürlükteki mevzuat çerçevesinde bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısına ve Belediye Başkanına karşı müdürlüğün işlerinden birinci derecede sorumlu olarak işleri yürütmek.

22) Koordinasyon gerektiren işlerde öznesi durumundaki müdürlüklere katkıda bulunmak.

23) Müdürün mazereti nedeniyle görevinden ayrı kaldığı süre içerisinde müdürlük görevi diğer müdürlerden biri veya müdürlükteki uygun personellerden biri tarafından Başkanlık Makamı onayı ile vekâleten yürütmek.

24) Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi ( KEP ) müdürlüğün hesap sahibi olarak işlemlerin yürütülmesini sağlamak.

25) Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi ( CİMER ) Kurumun hesap yetkilisi olarak verilen cevapların uygunluk kontrolünü yaparak onay vermek.

Birim Sorumlusu görev, yetki, sorumluluğu

MADDE 15

1) Görevi gereği kendine havale edilen işleri mevzuat esaslarına göre yapmak veya yaptırmak.

2) İşlerini plan ve programa bağlayarak iyi bir şekilde yapılmasını ve vaktinde bitirilmesini sağlamak.

3) Emrindeki personele iş dağıtımı yaparak onlara görev vermek ve sonuçlarını almak.

4) Personelin durumunu takip ve kontrol ederek denetim altında bulundurmak.

5) İş yerinin emniyetini sağlayıcı tedbirler almak veya aldırmak.

6) Birimden ayrılacak veya görev yeri değişecek olan personelin, zimmetinde bulunan iş ve evrakları müşterek bir zabıt ile teslimini sağlamak.

7) Birimine gelen evrakın gereği için ilgili personele talimat vererek yaptırmak, takip etmek ve evrakın gerekli sürede çıkışını sağlamak.

8) Personelin devamı ve mesai durumlarını kontrol etmek, aksaklık varsa Müdürüne bildirmek.

9) Resmi yazıları hazırlamak ve genelge esaslarına göre tanzim ederek veya ettirerek işleme koymak.

10) Müdür tarafından verilen diğer görevleri müdür adına yürütmek.

11) Birimine ait tüm iş ve işlemlerden müdürüne karşı sorumlu olmak.

12) KEP ( Kayıtlı Elektronik Posta ) sisteminin işlem yetkilisi olarak takibini yapmak.

13) Birim Müdürüne bağlı olarak çalışır, kendine bağlı olan personellerin tüm iş ve işlemleri ile disiplinlerinden, Müdürlük işlerinin yürürlükteki mevzuat çerçevesinde yerine getirilmesinden, izinli veya raporlu olan diğer birim sorumlularının işlerini de yürütmekten müdürüne karşı sorumlu olmak.

Servis Sorumlusu görev, yetki, sorumluluğu

MADDE 16

1) Görevi gereği kendine havale edilen işleri mevzuat esaslarına göre yapmak veya yaptırmak.

2) İşlerini plan ve programa bağlayarak iyi bir şekilde yapılmasını ve vaktinde bitirilmesini sağlamak.

3) Birim Sorumlusuna bağlı olarak çalışır, müdürlük işlerinin yürürlükteki mevzuat yerine getirilmesinden sorumludur.

Memurun görev, yetki, sorumluluğu

MADDE 17

1) Başkanlık veya müdürlük adına gelen tüm resmi evrakları teslim almak ve ilgili yerlere ve bilgisayara kaydını yapmak.

2) Gelen-giden evrak ve dosyaların havale ve dosyalama işlemlerini yürütmek.

3) Müdürlüğün yapılacak tüm işlemlerini önceliklerine göre sıralayarak hazırlamak, cevaplandırmak ve dosyalama işlemlerini yaparak arşivde muhafazasını sağlamak.

4) Müdür, Şef veya Birim Sorumlusunun kendisine tevdi ettiği diğer görevleri yürürlükteki mevzuat hükümleri çerçevesinde tam ve eksiksiz olarak zamanında yapmaktan sorumludur.

İşçi ve Sözleşmeli Personelin görev, yetki, sorumluluğu

Madde 18

1) Müdür, Şef veya Birim Sorumlusunun kendisine tevdi ettiği görevleri yürürlükteki mevzuat hükümleri çerçevesinde tam ve eksiksiz olarak zamanında yapmaktan sorumludur.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

İşbirliği ve Koordinasyon

Müdürlüğün birimleri arasında işbirliği

MADDE 19

1) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.

2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar, toplanıp konularına göre ayrıştırılıp dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.

3) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevdi eder. İşlemlerin takibini ve sonuçlandırılmasını sağlar.

4) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin, her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları, bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur.

Diğer müdürlük, kurum ve kuruluşlarla koordinasyon

MADDE 20

1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür.

2) Kurum dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Kaymakamlık, Kamu Kurum ve Kuruluşları ile diğer şahıslara gönderilen yazışmalar; Belediye Başkanının veya başkan adına yetki verdiği makamın imzası ile gönderilir.

3) Yapılan işlemler ile ilgili olarak yürürlükteki mevzuat dayanak olmak üzere Hukuk İşleri Müdürlüğü ile Valilik ve diğer ilgili kurum ve kuruluşlardan görüş alınabilir.

Müdürlüğün Uygulama Usul ve Esasları

MADDE 21

Yazı İşleri Müdürlüğü bu yönetmelikteki ilkeler çerçevesinde olmak kaydıyla, müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemleri aşağıda belirtilen mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir.

a)Yürürlükteki Kanunlar ve ikincil mevzuatlar,

b)Belediye Başkanlığınca yayımlanmış yönetmelik, yönerge, talimat, prosedür vb. diğer iç mevzuatlar.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yürürlükten kaldırılan hükümler

MADDE 22

Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, 04.11.2009 Tarih ve 47 Sayılı Meclis Kararı ile daha önce yürürlükte olan Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

MADDE 23

Bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük

MADDE 24

Bu yönetmelik, 5393 sayılı Belediye yasasının 23. maddesi doğrultusunda, Belediye Meclisinin kabulü ile Belediyemizin web sayfasında ilanı ile yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 25

Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.