T.C.
BAŞİSKELE BELEDİYE BAŞKANLIĞI
Muhtarlık İşleri Müdürlüğü
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 - Bu yönetmeliğin amacı, İçişleri Bakanlığının 2015/8 Sayılı Genelgesi esas alınarak kurulmuş olan Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 - Bu Yön etmeli k, Muhtarlık İşleri Müdürlüğündeki personelin görev yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar
Dayanak
MADDE 3 - Bu yönetmelik; Anayasanın 124. maddesi ve 5393 sayılı Belediye Kanunu 1 5/b maddesine İçişleri Bakanlığı'nın 2015/8 Sayılı Genelgesi ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 - Bu yönetmelikte geçen:
a) Belediye : Başiskele Belediyesi' ni,
b) Başkanlık Makamı : Başiskele Belediye Başkanlığı Makamı’nı
c) Başkan : Başiskele Belediye Başkanı’nı
d) Başkan Yardımcısı : Başiskele Belediye Başkan Yardımcısı’nı
e) Meclis : Başiskele Belediye Meclisi’ni
f) Encümen : Başiskele Belediye Encümeni’ni
g) Müdürlük : Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’nü
h) Müdür : Muhtarlık İşleri Müdürü' nü
i) Personel : Muhtarlık İşleri Müdürlüğüne bağlı çalışanların tümünü
j) Yönetmelik : Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün Görev, Yetki ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş, Organizasyon ve Personel Yapısı
Kuruluş
MADDE 5 –Muhtarlık İşleri Müdürlüğü , 5393 sayılı Belediye Kanununun .. maddesi ve … tarih ve … sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe konulan Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümleri doğrultusunda … tarih ve … sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Yönetmelik Değişikliği doğrultusunda Belediye Meclisinin … tarih ve … sayılı kararı ile kurulmuştur.
Organizasyon Yapısı
MADDE 6- Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.
a) Müdür
b) Şef
c) Memurlar
d) İşçiler
e) Sözleşmeli memurlar
f) Yasal hükümlere göre istihdam edilen diğer personeller
Personel Yapısı
MADDE 7 - Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
a) Müdür
b) Büro / Kalem Birimi
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluk
Muhtarlık İşleri Müdürlüğün Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 8 – (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, İçişleri Bakanlığının 2015/8 Sayılı Genelgesinde belirtilen iş ve işlemlerin tamamının etkin ve verimli bir şekilde yapılmasını sağlamak.
(2) İçişleri Bakanlığı tarafından www.muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan MUHTAR BİLGİ SİSTEMİ aracılığıyla belediyemize iletilen talep, şikâyet, öneri ve isteklerin mevzuatta belirtilen sürelerde karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak.
(3) MBS haricinde muhtarlıklardan gelen (bizzat, telefon la, maille, dilekçe ile vb.) her türlü talebin uygun birime ve uygun kişilere yönlendirilmesini sağlamak ve sonuçlarını takip etmek.
(4) MBS üzerinden veya başka yollarla muhtarlardan gelen tüm talep, şikâyet öneri ve isteklerle ilgili istatistiki kayıtları tutmak, raporlamak ve başkanlığa sunmak.
(5) Yılın belirli zamanlarında Muhtarlarla istişare toplantıları" düzenlemek ve mahalle bazlı hizmetlerin değerlendirmesini yapmak.
(6) Belediyemiz müdürlükleri tarafından yapılan tüm hizmetlerin mahalle bazlı raporlanmasını sağlamak. İlgili müdürlüklerde mahalle bazlı raporlama ve arşiv oluşturulmasını sağlamak.
(7) Belediyemizde üretilen tüm hizmetlerle ilgili mahalle bazlı raporlar hazırlayarak Başkanlık makamına sunmak.
(8) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevlerin kanunlar çerçevesinde yapılmasını sağlamak.
(9)Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda beliı1ilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmek.
Büro/ Kalem Biriminin görevleri aşağıda belirtildiği gibidir.
MADDE 9- (1) Görevi gereği müdür tarafından kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapmak.
(2) Müdürlüğe gelen telefonlara bakar, gerekli hallerde müdürünü bilgilendirmek.
(3) Müdürlükte Standart Dosya Planının eksiksiz ve mevzuata uygun yürütülmesini sağlamak.
(4)Müdürüyle birlikte Birim Arşivi oluşturmak, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre mevcut dosyaların Saklama Planını oluşturmak ve takibini yapmak. Bu konuda Yazı İşleri Müdürlüğü ile koordineli çalışmak.
(5) Müdürlüğe gelen-giden evrakların kayıtlarını tutar, yazışmaları hazırlamak.
(6) Müdürün talimatıyla satın alım taleplerini açar ve satın alım sonuçlanana kadar süreci takip etmek.
(7) Müdürlükteki demirbaş malzemelerinin kayıtlarını tutmak.
(8) Müdür ve müdürünün yetkili kıldığı kişiler tarafından verilen diğer işleri yapmak.
Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu
MADDE 10 - (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder.
(2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir.
(3) Müdürlüğün Görevleri kısmında tanımlanmış tüm işleri koordine eder, etkili ve verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlar.
(4) Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin disiplin amiridir.
(5) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
(6) Müdürlüğün yıllık Performans Programını ve buna bağlı olarak yıllık Bütçesini hazırlar.
(7) Performans Hedefler i, İş kapasitesi ve Faaliyet alanlarını dikkate alarak günlük, haftalık, aylık ve yıllık çalışma planları hazırlar ve bu planların uygulanmasını sağlar.
(8) Performans Hedefleri ve Bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı faaliyetleri gösteren Yıllık Faaliyet Raporunu hazırlar.
(9) Vatandaşa yönelik hizmetlerle ilgili hizmet standartları belirleyerek daha hızlı ve etkin hizmet vermek için tedbirler alır, süreç iyileştirmesi yapar.
(10) Faaliyet alanıyla ilgili vatandaş memnuniyeti ölçümleri yapar.
(11) Müdürlüğünde Kamu İç Kontrol Sisteminin ve Kalite Yönetim Sisteminin kurulmasından birinci derecede sorumludur. Bu konuda Strateji Geliştirme Müdürlüğü ile koordineli çalışır.
(12) Müdürlüğün mevcut dosya, evrak ve diğer bilgilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce belirlenen Standart Dosya Planı ' formatına uygun olarak düzenlenmesini ve arşivlenmesini sağlar. Bu konuda Yazı İşleri Müdürlüğü ile koordineli çalışır.
(13) Tüm dosya, evrak ve bilgiler için mevzuatın öngördüğü şekilde Saklama Planı süresi gelenlerin imha edilmesini sağlar.
(14) İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik çalışmalar yapar.
(15) Personelin eğitim ihtiyaçlarını belirleyerek, eğitim almalarını sağlar.
(16) Mesai saatlerinin etkin / verimli kullanılması ve birim personelinin uyum içinde çalışmasını sağlar.
(17) Birimi ile ilgili faaliyet raporlarının periyodik olarak hazırlanması ve Başkanlığa sunulmasını sağlar.
(18) İş güvenliğini sağlar ve çalışına ortamını sürekli geliştirme çabası içinde olur.
(19) Birim personelinin görev, yetki ve sorumluluklarını belirler, görevli personelin disiplin amiri olarak görev ve sorumluluklarını yerine getirir.
(20) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
İşbirliği ve Koordinasyon, Uygulama Usul ve Esasları
İşbirliği ve Koordinasyon
MADDE 11-
1) Müdürlük içi işbirliği ve koordinasyon aşağıdaki gibi sağlanır.
2) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.
3) Müdürlüğe gelen tüm evraklar, toplanıp konularına göre ayrıştırılıp dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.
4)Müdür, evrakları gereği için ilgili birim, servis veya personele tevdi eder. İşlemlerin
takibini ve sonuçlandırılmasını sağlar.
5)Bu yönetmelikte adı geçen görevlerin, her ay hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeleri ile zimmeti altında bulunan eşyaları, bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur.
Diğer müdürlük, kurum ve kuruluşlarla koordinasyon:
MADDE 12-
1)Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür.
2) Kurum dışı özel ve tüzel kişileri, Valilik, Kaymakamlık, Kamu Kurum ve Kuruluşları ile diğer şahıslara gönderilen yazışmalar, Belediye Başkanının veya başkan adına yetki verdiği makamın imzası ile gönderilir.
3)Yapılan işlemler ile ilgili olarak yürürlükteki mevzuat dayanak olmak üzere Hukuk İşleri Müdürlüğü ile Valilik ve diğer ilgili kurum ve kuruluşlardan görüş alınabilir.
Müdürlüğün Uygulama Usul ve Esasları
MADDE 13-İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü; bu yönetmelikteki ilkeler çerçevesinde olmak kaydıyla, müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemleri aşağıda belirtilen mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir.
- Yürürlükteki Kanunlar ve İkincil Mevzuatlar,
- Belediye Başkanlığınca yayımlanmış Yönetmelik, Yönerge, Talimat, Prosedür vb. diğer İç mevzuatlar
BEŞİNCİ BÖLÜM
Son Hükümler
Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar
MADDE 14-
1)Bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
Yürürlük
MADDE 15-
1)Bu yönetmelik, Başiskele Belediye Meclisi tarafından kabulü ve Başiskele Belediyesi’nin internet sitesinde ilanı ile yürürlüğe girer.
Yürürlükten Kaldırılan Mevzuat
MADDE 16-
1)Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte 01/01/2016 tarih ve 5 sayılı meclis kararı ile daha önce yürürlükte olan Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırışmıştır.
Yürütme
MADDE 17- Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.